Con nota datata 26 gennaio 2016 e ricevuta via mail il successivo 27
gennaio è stato chiesto un parere legale in merito all’esercizio del diritto di accesso agli
atti all’interno di un procedimento disciplinare.
La presente risposta ha come fonti: la normativa in materia, capo V della
legge 7 agosto 1990, n. 241 e relativi regolamenti attuativi , il T.U. in materia di privacy
– D.Lgs. 196/2003 – ; nonchè il regolamento interno del Consiglio Regionale Assistenti
Sociali del Piemonte approvato con delibera n. 134 del 5 agosto 2015 ex art. 10 “ diritto
di accesso agli atti”.
In particolare la nota chiede:
1) “l’Assistente sociale incolpata nella sua richiesta non ha specificato le motivazioni.
Pertanto supponendo che tale richiesta sia legittimata dalla necessità di esercitare il
diritto di difesa, può ritenersi valida la richiesta senza motivazione ?”
A coloro che risultano incolpati o nei cui confronti siano in corso indagini o
verifiche istruttorie preordinate all’eventuale promozione dell’azione disciplinare
deve essere garantito il pieno esercizio di difesa e pertanto, fatto salvo il rispetto
delle norme in materia, deve essere consentito l’accesso agli atti dei procedimenti
disciplinari che li riguardano. Ciò premesso, la richiesta inoltrata dalla incolpata in
data 22 gennaio 2016 potrà essere considerata legittima, essendo evidente il motivo,
ma per essere valida dovrà rispettare l’art. 10 del regolamento interno e quindi
essere presentata (anche il giorno stesso dell’accesso) su l’espressa modulistica già
elaborata dall’Ordine e scaricabile dal sito.
2) “Questo Collegio è in fase istruttoria, ciò incide sulla possibilità di accesso ed estrazione
degli atti contenuti a fascicolo ?”
La normativa prevede la possibilità di sottrarre all’accesso temporaneamente i
documenti la cui immediata conoscenza possa impedire od ostacolare il corretto ed
efficace svolgimento dell’attività istituzionale dell’Ente o il buon andamento
dell’azione amministrativa.
Pertanto, il Collegio potrà, se ritiene che l’accesso da parte dell’incolpata nella
fase istruttoria possa ostacolare o gravare l’indagine in corso, differirne il diritto, ma
dovrà indicare le ragioni concrete che giustifichino tale ritardo, specificando i tempi
della dilazione.
3) L’Assistente sociale può visionare ed estrarre tutto ciò che è contenuto nel fascicolo
(verbali del Collegio compreso quello del tentativo di conciliazione, memoria personale
del segnalante, documenti presentati dal segnalante comprese copie di certificazioni
mediche) ? Vi è qualcosa da secretare?
Tenendo conto di quanto disciplina l’ art. 24 della L. n. 241/1990 si può ritenere che
il diritto di accesso possa essere escluso quando i documenti abbiano come oggetto:
a) informazioni, atti e documenti coperti da segreto di Stato ai sensi della L. 24.10.1977
n. 801 e ss.mm.ii. o espressamente coperti da segreto o divieto di divulgazione da altre
norme legislative o regolamentari;
b) sino al completamento del relativo procedimento di formazione e salvo che il
Consiglio – Collegio ne disponga la divulgazione, le informazioni, gli atti ed i
documenti assunti o acquisiti dall’Ordine ai fini dell’emanazione di atti normativi,
amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione;
c) informazioni, atti e documenti attinenti a procedimenti selettivi o concorsuali,
quando contengano informazioni di carattere psicoattitudinale relative a terzi;
d) al di fuori delle ipotesi disciplinate dall’art. 12 della L. n. 801/1977, le informazioni,
gli atti ed i documenti la cui divulgazione possa provocare una lesione, specifica ed
individuata, alla sicurezza ed alla difesa nazionale, nonché all’esercizio della sovranità
nazionale nell’ambito delle relazioni internazionali;
e) informazioni, atti e documenti la cui divulgazione possa arrecare pregiudizio o
interferire in altro modo sui processi di formazione, di determinazione e di attuazione
della politica monetaria e valutaria;
f) informazioni, atti e documenti la cui divulgazione, ostacolando l’attività delle
Amministrazioni preposte alla tutela dell’ordine pubblico ed alla prevenzione ed alla
repressione della criminalità, possa arrecare pregiudizio o porre a rischio la sicurezza
delle persone e dei beni;
g) informazioni, atti e documenti riguardanti la vita privata o la riservatezza di persone
fisiche, di persone giuridiche e di associazioni, dalla cui divulgazione possa derivare
una lesione dei diritti e degli interessi di cui siano rispettivamente ed in concreto
titolari, con particolare riguardo a quelli epistolari, sanitari, professionali, finanziari,
industriali e commerciali;
h) le note interne d’ufficio, gli atti ed i documenti attinenti all’attività di diritto privato
dell’Ordine, i documenti relativi a rapporti di consulenza e patrocinio legale, purché ad
essi non operino rinvio i provvedimenti conclusivi di procedimenti amministrativi;
i) informazioni, atti e documenti oggetto di vertenza giudiziaria, la cui divulgazione
possa compromettere l’esito del giudizio o la cui violazione possa integrare violazione
del segreto istruttorio;
l) informazioni, atti e documenti concernenti la posizione reddituale, contributiva,
bancaria, assicurativa e la vita privata degli iscritti.
L’accesso ai documenti relativi alla salute delle persone, alla religione,
all’appartenenza a partiti o movimenti politici ed a formazioni sociali è consentito se
autorizzato o ordinato dall’Autorità Giudiziaria.
Ancora, qualora i documenti richiesti contengano dati sensibili o giudiziari,
l’accesso è consentito nei limiti in cui sia strettamente indispensabile e, laddove
contengano dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, nei termini previsti
dall’art. 60 del D. Lgs. 30.6.2003 n. 196 e ss.mm.ii.., cioè solo quanto: “la situazione
giuridicamente rilevante che si intende tutelare con la richiesta di accesso ai documenti
amministrativi è di rango almeno pari ai diritti dell’interessato, ovvero consiste in un diritto
della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale e inviolabile.”
Infine, l’art. 24 della legge 241/90 prevede l’inammissibilità delle istante
d’accesso preordinate al controllo generalizzato dell’operato degli enti pubblici e che
l’accesso non possa essere negato quando è sufficiente far ricorso al potere di
differimento.
In altre parole e per rispondere al quesito l’Assistente Sociale incolpata potrà
visionare ed estrarre copia dei documenti al fine di esercitare compiutamente il proprio
diritto di difesa, dovendo però bilanciare anche il diritto alla privacy dei terzi coinvolti,
per cui nei limiti in cui sia strettamente necessario per difendersi e contraddire.
4) “Sugli atti vanno poste delle marche da bollo ? Quali”
L’art. 10 del regolamento interno del Consiglio Regionale prevede il pagamento dei
diritti di segreteria, come stabilito da apposita delibera, e per le copie dei documenti
salvo nei casi di primo accesso agli atti per procedimenti disciplinari, con esclusione
dei procedimenti per morosità.
Rimanendo a disposizione per eventuali chiarimenti si porgono distinti saluti.
(Avv. Cinzia Alesiani)